[Solo] Die Einarbeitung in der Praxis: Warum „Lauf mal bei Sabine mit“ dich ein Vermögen kostet

00:00:00: Lauf einfach mal bei Sabine mit.

00:00:02: Das ist vermutlich einer der teuersten Sätze, die im deutschen Gesundheitswesen fallen können!

00:00:06: Er kostet dich nicht nur tausende von Euro sondern im schlimmsten Fall dein gesamtes Teamgefüge.

00:00:12: und damit hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge im Club Der Gestalter.

00:00:18: Ja heute sprechen wir über ein ganz praktisches Thema das wie ich finde in fast jeder Praxis unterschätzt wird obwohl es – und jetzt will ich's mal ganz hart formulieren eigentlich über den Erfolg deiner Personalsuche die Nerven deines gesamten Teams entscheidet.

00:00:32: Das Onboarding!

00:00:34: Die Einarbeitung Wir alle kennen diesen Moment, wir haben monatelang Händeringen gesucht Anzeigen geschaltet gehofft und gebankt Und dann ist sie endlich da – die neue Fachkraft.

00:00:46: Aber was machen wir oft?

00:00:47: Wir begehen einen sehr fatalen Fehler direkt am ersten Tag.

00:00:51: Wir geben hier ein Namenschild zeigen kurz auf die Kaffeemaschine und sagen dann diesen einen Satz Lauf einfach bei Sabine mit Warum das der direkte Weg in die Kündigung sein kann und wie du es deutlich besser machst?

00:01:05: Das alles gibt's gleich, aber jetzt starten wir erst mal so richtig los.

00:01:31: ums verändern für dich, dein Team und deine Patienten.

00:01:36: Damit der Job wieder Spaß macht und nicht nur Nerven kostet!

00:01:39: Ich bin Anna Tessabo und nun wünsche ich dir ganz viel Spass bei dieser Folge!

00:01:45: Bevor wir zu den konkreten Tipps kommen.

00:01:47: müssen wir über das Warum reden?

00:01:49: Warum ist Onboarding Chefssache?

00:01:52: Erstens – Der Kostenfaktor.

00:01:54: Eine Fehlbesetzung kostete ich laut Studien bis zu eineinhalb Jahresgehälter.

00:01:58: Rekrutingkosten die Zeit der Kollegen Fehlleistungen und am Ende die erneute Suche.

00:02:03: Da fließen tausende von Euro einfach so den Abfluss runter!

00:02:08: Zweitens, die Psychologie der ersten neunzig Tage.

00:02:11: In dieser Zeit entscheidet das Unterbewusstsein.

00:02:13: bleibe ich hier oder such' ich heimlich weiter?

00:02:16: Unsicherheit führt zu Fehlern Fehler führen zu Stress und Stress führt zur Kündigung noch in der Probezeit.

00:02:23: Und drittens Dein Benefit Ein Mitarbeiter, der nach vier Wochen sicher die Abrechnung oder das Labor beherrscht entlastet dich sofort.

00:02:32: Ein Mitarbeiter, der nach drei Monaten immer noch fragen muss wo die Tupfer liegen.

00:02:36: Wir wissen es alle ist eine Dauerbelastung!

00:02:41: Ich habe euch heute einen ganz konkreten Plan mitgebracht den ihr umsetzen könnt entweder eins zu eins oder an eure Praxis anpassen können.

00:02:50: Ihr wisst ich bin ein absoluter Verfechter davon dass jede Praxis ihre eigenen Gedanken machen sollte.

00:02:55: das sind alles nur Impulse die ich euch mitgeben möchte wie man das machen kann.

00:03:00: Das Wichtigste bei dem Thema ist einfach, setzt euch hin und macht euch Gedanken.

00:03:04: Das ist die wichtigste Botschaft heute.

00:03:06: Setzt euch hin!

00:03:07: Und denkt drüber nach... ...und behandelt dieses Thema Einarbeitung nicht einfach wie so ein lästigen Task auf der Liste sondern hinsetzen und Gedanken machen.

00:03:17: das ist das Wichtigeste was ihr heute mitnehmen sollt könnt oder wollt.

00:03:26: Ich würde das so ein bisschen total in verschiedene Phasen Ich sage mal, Phase eins könnte man so die Überschrift drüber setzen.

00:03:34: Die Vorbereitung also das was passiert bevor es eigentlich mit der Einarbeitung losgeht.

00:03:39: Da habe ich zwei Tipps für dich.

00:03:41: Mach dir Gedanken über ein Willkommenspaket.

00:03:44: Ja?

00:03:44: Also sorg einfach dafür dass zum Beispiel der Login funktioniert und das Namenschild bereitlegt und dann irgendeine Form von Aufmerksamkeit.

00:03:55: Irgendeine die der neuen Fachkraft sagt, hey wir haben auf dich gewartet und wir freuen uns wirklich dass du da bist.

00:04:03: Also hol sie auf emotionaler menschlicher Ebene ab bereite ihr einen schönen warmen Empfang.

00:04:12: das ist schon mal einfach der bestmögliche Einstieg.

00:04:16: wie wenn jetzt die neue Fachkraft kommt und das Gefühl hat haben dir das hier vergessen dass ich heute komme oder also das kann man sich ja vorstellen will keiner haben.

00:04:25: Und dann würde ich im Vorfeld mit meinem Team klären Wer erklärt denn hier was?

00:04:32: Also es kann nicht sein, dass alle irgendwie alles erklären sondern strukturiert ist.

00:04:37: Wer ist zum Beispiel oder wer hat Lust?

00:04:39: oder wer also fragt die Menschen mit die das danach umsetzen müssen.

00:04:44: Wer erklär die Quartalsabrechnung, wer erklärt die Rezeption, wer er erklärt wie wir ein Sprechzimmer wieder aufbereiten.

00:04:52: Das sorgt einfach nur für Verwirrungen.

00:04:54: und du musst immer sehen Dein Team, das jetzt schon in der Praxis ist.

00:04:57: Die haben ja noch ihre Tagesaufgaben.

00:05:02: Also die können sich nicht alle rausnehmen und sich nur um die neue Fachkraft kümmern, sondern die müssen gucken, dass da Laden weiterläuft.

00:05:08: Deswegen, ich nenne es einfach mal Buddyplan, bestimme vorab wer erklärt was?

00:05:15: Damit niemand verwirrt ist und das komplett strukturiert ist.

00:05:19: Das sorgt für Sicherheit und sorgt auch dafür, dass sein Team es gut umsetzen kann.

00:05:24: Und das die Neufachkraft sich eben wohlfühlt.

00:05:27: So dann würde ich... ...die zweite Phase angehen.

00:05:31: sagen wir mal, das ist die erste Woche also das ist... Ja, erste Woche oder je nachdem was ihr da für einen Zeitraum festlegen möchtet.

00:05:38: wie gesagt jede Praxis funktioniert anders.

00:05:41: Jede Praxis ist ein kleiner Mikroorganismus der seine eigenen Regeln hat.

00:05:46: Das ist jetzt einfach nur mal eine kleine Idee wie's laufen könnte.

00:05:50: Die erste Woche könnte unter der Überschrift stehen, ankommen stattrennen.

00:05:54: Also ich würde einfach vorschlagen oder es wäre eine Idee zum Beispiel dass man die neue Kraft in der ersten Woche nur mit der Hälfte ihrer Kapazität einplant ja also nicht ab Tag zwei oder so.

00:06:09: das die dann als hundert Prozentkraft quasi eingeplant wird.

00:06:13: Das funktioniert nicht, weil sie muss ja auch noch beobachten und sie braucht eine Lernzeit.

00:06:17: Und sie braucht Zeit für einen Austausch.

00:06:19: Sie muss nachfragen können das muss auch Raum haben ob das jetzt fünfzig Prozent sind oder sechs oder siebzig?

00:06:24: Das wisst ihr in eurem Praxen am besten.

00:06:27: aber überlegt euch einfach wie ihr der neuen Fachkraft Raum geben könnt damit sie eben in Ruhe sich mit der Materie vertraut machen kann.

00:06:39: also so ich sag mal wer sofort mittrennen muss Das sieht einfach den Waldfladebäum nicht und er ist völlig überfordert.

00:06:47: Und das glaube ich, das ist eine Situation die können wir uns alle vorstellen.

00:06:51: Dann würde ich sie aktiv die neue Fachkräfte zu auffordern dass es sich ein Blog nimmt und alles aufschreibt was ihr komisch vorkommt wo sie...was sich hier nicht gleich erschließt ob das jetzt im Prozess ist oder auch Abläufe zwischen den einzelnen Teammitgliedern.

00:07:17: Sag einfach, schreib alles auf was dir komisch vorkommt.

00:07:19: Und ganz ehrlich das ist nicht nur für die neue Fachkraft super sondern es ist ganz ehrlich dein wertvollstes Feedback für deine Prozessoptimierung.

00:07:32: damit detektierst du blinde Flecken in deiner Organisation.

00:07:36: also Mehrwert vom Mehrwert ja?

00:07:40: Dann könnte man eine dritte Phase in die Dritte Phase übergehen.

00:07:49: Dazu würde ich euch raten, einen Plan zu erstellen.

00:07:54: Eine sogenannte Einarbeitungsmatrix.

00:07:58: Das ist einfach eine Liste mit Themen, mit Verantwortlichen und einer Spalte wo dokumentiert wird wenn es erledigt ist.

00:08:07: Also dann unterschreibt die neue Fachkraft keine Ahnung.

00:08:09: Es könnte Spalty eins heißen Quartalsabrechnung Spalting zwei Wer zeigt ihr das wie das funktioniert?

00:08:18: und spalte drei Beide unterschreiben, neue Fachkraft als auch die Person, die sie hier zeigen sollte.

00:08:25: Beide Unterschreiben ist es dokumentiert und das gibt Sicherheit für beide Seiten.

00:08:31: Und jetzt noch mal ganz, ganz wichtig – und das ist eigentlich etwas, das permanent passieren sollte – definiere einen Feedback-Rhythmus.

00:08:42: Also setze dich zum Beispiel nach Tag eins Woche eins und Monat eins ganz kurz zusammen Ganz konkrete Fragen.

00:08:52: Also nicht einfach fragen und alles okay, dann sagt die wahrscheinlich ja alle super Sondern frag was war deine größte Hürde?

00:09:00: Was war dein größter Erfolg?

00:09:01: also ganz konkrete Frage überlegt ihr das Versuch dich auch hier wieder in diese Situation der neuen Fachkraft hinein zu versetzen.

00:09:09: Und frag ganz konkret Das ist einfach nochmal ein ganz anderes Interesse.

00:09:14: wie immer so oberflächliche Fragen stellen wir und alles ok möchte ich noch auch noch ganz kurz was sagen zum Thema Azubis.

00:09:28: Ein Azubi hat nochmal komplett andere Bedürfnisse, für sie ist es nicht nur dass sich in ein neues Teamgefüge einfügen müssen wie eine Fachkraft die ja ihre fachliche Kompetenz schon erworben hat sondern die sind ja fachlich neu.

00:09:43: mit dem Team müssen Sie neu anwandeln sage ich jetzt mal und haben einfach komplett andere bedürfnisse weil für sie wie der Staat in eine komplett neue Lebenswelt.

00:09:56: Und da habe ich jetzt mal mir drei Tipps überlegt, die glaube ich sehr, sehr wichtig sind.

00:10:04: Da gibt es nur einfach noch die Komponente bei den Azubis, die möchte ich jetzt einfach mal soziales Onboarding nennen.

00:10:11: Also... Die junge Generation muss sich zugehörig fühlen!

00:10:17: Also wenn die das Gefühl haben wir sind einfach nur so ein lästiges Anhängsel dann wird es aller Voraussicht nach nichts werden.

00:10:27: Ich kann dazu eine kleine Geschichte erzählen, weil das jetzt gerade hier so präsent abgelaufen ist... Mein Sohn hat einen Freund der eine Ausbildung im Handwerk begonnen hat.

00:10:38: und wenige Tage nach Ausbildungsstaat habe ich von meinem Sohn gehört dass dieser Freund den Ausbildungplatz gewechselt hat.

00:10:46: Und dann hab' ich ihn getroffen und hab' gesagt Mensch was ist los bei dir?

00:10:50: Ich hab' gehört du bist nicht mehr bei... sondern du bist jetzt bei... Also bei dem ersten Ausbildungsbetrieb, die haben irgendwie keine Interesse gehabt dann mehr.

00:11:00: Ich muss sagen okay was ist jetzt bei dem neuen Ausbildungbetrieb anders?

00:11:04: Und im Handwerk ist es ja so dass die das erste Jahr oft nur in der Berufsschule sind also die sind da gar nicht im Betrieb für irgendwelche kurzen Praktika aber der sei dieses Berufsgrundschuldjahr egal.

00:11:15: auf jeden Fall hatte mir dann erzählt sagt er du immer am neuen Ausbildungspotrieb war ich den ersten Tag in der Berufsschulle ruft mich am Nachmittag meinen Meister an und fragt mich wie's war ob alles passt und ob ich was brauche.

00:11:29: Und bei meinem alten Ausbildungsbetrieb, da hat der Chef grad mal guten Morgen gesagt und nicht weiter gelaufen.

00:11:35: Also das sind nur noch mal ganz kurz als ganz kurze Geschichte und ich glaube wenn man das so hört kann man es absolut gut nachvollziehen warum das mit dem ersten Ausbildung Betrieb nicht geklappt hat.

00:11:45: Aber zurück zu unseren Artsobis!

00:11:47: Wir haben gesagt, soziales Onboarding sorgt dafür dass sie sich zugehörig fühlen.

00:11:52: Und da gehört auch dazu das du den erklärst was die ungeschriebenen Gesetze in der Praxis sind.

00:12:00: Also nochmal jede Praxis ist ein eigenes Konstrukt, ein eigener Mikrocosmos ja?

00:12:05: Wie läuft es bei euch mit dem Pausen ab?

00:12:07: und wo meldet ihr euch irgendwie ab?

00:12:09: gibt's eine Sitzordnung im Pausenaum?

00:12:13: Wer ist für wen ansprechbar?

00:12:15: Also da ist der Erkläraufwand einfach noch mal viel, viel größer und man muss viel feinfülliger sein weil die ja wie gesagt nicht nur sozial neu ankommen müssen sondern auch fachlich.

00:12:26: Und sie haben ein viel größeres Pensum zu lernen erstmal wie eine ausgebildete Fachkraft.

00:12:31: deswegen kümmere dich drum dass es sich zugehörig fühlen.

00:12:35: Zweitens erstell sowas wie ein Patenmodell sag ich zum Zum Azubi ja hier ist der Chef, er bringt dir alles bei.

00:12:44: Sondern überleg doch mal wie würdest du denn gerne deine Ausbildung verbringen?

00:12:48: und natürlich wäre es vielleicht in vielen Fällen besser wenn du einfach den Azubis dem jüngsten Gesellen irgendwie als Mentor an die Seite stellst?

00:12:59: Also die haben noch einen ganz anderen Umgang miteinander.

00:13:01: Wenn du sagst der Azubii muss mit einem Chef laufen oder mit der ältesten Fachkraft Hemmschwelle ist doch nicht ganz andere, wenn du jetzt einen Kollegen hast der für dich zuständig ist.

00:13:12: Der vielleicht in deinem Alter ist oder so nah dran oder wie auch immer.

00:13:17: Ja also vielleicht kann man da irgendwie eine Struktur schaffen innerhalb vom Team das vielleicht einfach gerade die jüngeren Fachkräfte sich um die A zu bis kümmern weil es einfach nicht ganz anders.

00:13:28: die Altersnähe sorgte dafür dass sie ein ganz anderes Kommunikation miteinander haben.

00:13:32: Vielleicht wäre das eine Möglichkeit.

00:13:34: und das dritte was ich euch zum Thema Azubi-Onboarding mitgeben möchte, ist erkläre das warum.

00:13:41: Ich habe zwei Teenager zu Hause die hinterfragen alles.

00:13:44: Sinnstiftung ist für diese Generation wichtig und es sagt nicht nur räumt jetzt die Ablage auf sondern erklär warum oder wo der Benefit liegt wenn wir eine ordentliche Ablage haben.

00:13:58: also keine Ahnung Patient steht an der Rezeption so wie müssen weil wir irgendeine Operation planen oder irgendwas gewisse Formulare beieinander haben, dass es einfach schneller geht.

00:14:07: Erklärst den wo wirklich das Sinn darin liegt?

00:14:12: Ja so also A zu B brauchen noch mal eine ganz andere Ansprache.

00:14:18: genau ja was sind die langfristigen Benefits wenn ich mich jetzt einfach wenn ich mir dieses Thema Einarbeitung als Chefsache erkläre?

00:14:30: Die langfristige Benefit sind Deine Teamhygiene verbessert sich massiv, weil die Sabines, die das am Ende des Tages ausbaden müssen wenn du dir kein Konzept machst zu dem Thema einfach entlastet werden.

00:14:43: Du minimierst Fehler und das ist auch wieder etwas was ganz viele unterschätzen.

00:14:50: Du stärkst deine Arbeitgebermarke.

00:14:51: Nichts ist wertvoller für dich als wenn der AZUB, der gut eingearbeitet wurde, rausgeht und ihren Freundinnen erzählt Also mein neuer Arbeitsplatz, das ist so geil.

00:15:04: Die kümmern sich so gut um mich.

00:15:08: Das ist was, was ich weiterträge?

00:15:09: Das ist Empfehlung!

00:15:11: Das ist der Goldstandard im Marketing.

00:15:14: Dann hast du eine tolle Arbeitgeber und Arbeitgebemarke hat nichts damit zu tun dass du dir so eine schillernde zum Teil völlig überteuerte Personalkampagne irgendwo draußen außen drauf klatscht sondern dass du wirklich dafür sorgst einen guten Arbeitsplatz zu schaffen und dazu gehört die Einarbeitung.

00:15:37: So, ihr seht!

00:15:38: Einarbeitungen?

00:15:39: Das ist der Moment in dem du entscheidest ob aus einem neuen Gesicht ein echter Mitgestalter wird oder nur eine weitere, ja wie soll ich es jetzt nennen, Karteileiche.

00:15:50: Wer keine Zeit hat neue Mitarbeiter richtig einzuarbeiten würde auf Dauer keine Mitarbeiter mehr haben mit denen er arbeiten kann.

00:15:58: Ja, ich hoffe es war zum kurzen Knackiger Impuls.

00:16:01: Ihr könnt was mitnehmen und wenns bloß ein paar Ideen sind, ein paar Impulse... Und das Wichtige ist am Ende des Tages dass ihr euch Gedanken zu diesem Thema macht.

00:16:10: Wir arbeiten nicht nur mit Menschen also mit den Patienten sondern auch im Team.

00:16:13: Das sind Menschen die wollen abgeholt werden.

00:16:19: Wenn dir diese Folge gefallen hat dann teilt sie gerne mit einem Kollegen.

00:16:23: Hinterlasst mir gerne eine fünf Sterne Bewertung.

00:16:24: Das ist etwas, das mich total gut unterstützen würde.

00:16:28: Einfach um meine Reichweite für diesen Podcast noch zu erhöhen weil wir wollen ja diese gute Mission weiter in die Welt tragen und es hilft mir einfach noch mehr Gestalter zu erreichen.

00:16:41: Ich sag nun vielen Dank fürs Zuhören!

00:16:44: Geht bitte raus und gestaltet eure Praxis.

00:16:47: Und ich sage jetzt einfach mal ciao bis zum nächsten Mal.